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Die Methode Barcamp für Deine Veranstaltungen

Barcamps sind eine Moderationsmethode für Großgruppen und eignen sich für etwa 30-300 Personen. Dabei stehen ausschließlich die Teilnehmenden mit ihren Themen, Fragen und Beiträgen im Mittelpunkt der Veranstaltung.
Welche Themen genau besprochen werden, legen die Teilnehmer vor Ort gemeinsam fest. Dabei gibt es je nach Barcamp ein Oberthema, zu dem sich die Teilnehmenden treffen.

Die Barcamp-Methode umfasst immer die folgenden Schritte.
Je nach Umsetzung können weitere Schritte, wie etwa die Ansprache und Einbindung von Partnern hinzukommen.

Vor dem Barcamp

Wie so oft ist die richtige Vorbereitung ein wesentlicher Erfolgsgarant oder - falsch umgesetzt - ein Erfolgsverhinderer. Bei einem Barcamp ist im Wesentlichen die Kommunikation mit den Teilnehmer:innen von zentraler Bedeutung. Generell sind im Vorfeld folgende Punkte besonders wichtig:

  • Festlegung der Ziele des Barcamps
  • Festlegung des Rahmens (Zielgruppe, Größe, Ort, Datum, etc.)
  • Einladung der Teilnehmer:innen und Vergabe/Verkauf der Tickets. Für den Ticketverkauf setzen wir in der Regel auf die Ticketlösung von Pretix
  • Vorbereitung der Teilnehmer:innen mit Hinweisen, wie sich diese inhaltliche vorbereiten können
  • Schaffung eines ungewöhnlichen Rahmens - meistens außerhalb einer klassischen Barcamp-Location

Die Kommunikation mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern erfolgt in der Regel per E-Mail. Hierfür empfehlen wir die automatisierte Kommunikation per Klick-Tipp. Auf Anfrage stellen wir unsere Kampagnen für das Teilnehmermanagement im Vorfeld und während eines Barcamps zur Verfügung.

Weiterhin empfiehlt sich für die Einladung und die Teilnehmervorbereitung jeweils ein Video, da diese oft intensiver konsumiert werden als eine lange E-Mail.

Barcamp-Eröffnung

Einlass und Frühstück:
Klassisch starten wir bei einem Barcamp mit einem Frühstück. Die Teilnehmer:innen kommen bereits locker ins Gespräch und knüpfen erste Kontakte. Diese Phase ist auch ein guter "Puffer" für Personen, die zu spät ankommen. (Dauer 30-60 Minuten)

Eröffnung:
Der Barcamp-Moderator begrüßt die Teilnehmer:innen und führt in die Barcamp-Methode ein. Dabei legen wir besonders einen Augenmerk auf die Vermittlung der Wertewelt eines Barcamps, wie etwa die Begegnung auf Augenhöhe oder dass niemand perfekt sein muss. Wichtig ist dabei das Vorleben der Werte statt diese nur zu erklären.

Große Vorstellungsrunde:
Während der Eröffnung stellen sich möglichst früh alle Anwesenden der Reihe nach vor. Jeder sagt dabei seinen Namen und drei Stichworte ("Hashtags") über sich selbst. Diese Runde dient der Öffnung der Teilnehmer:innen und senkt später die Hürde, vor der ganzen Gruppe etwas zu sagen. Die Bestuhlung im Plenum sollte so angeordnet sein, dass sich alle möglichst gut sehen können.

Kleine Vorstellungsrunde: (Kein Teil der normalen Barcamp-Methode)
Wir ergänzen im weiteren Verlauf der Eröffnung die große Vorstellungsrunde durch eine "kleine" Variante. Dabei stellen sich jeweils zwei Personen ausführlicher vor. Diese Runde bereitet dabei die Themenfindung vor und sorgt für eine positive Stimmung.

Sessionplanung (Themenfindung):
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer stellen nun nacheinander ein oder mehrere eigene Themen vor und erfragen pro Thema das Interesse. Die Themen werden unmittelbar im Anschluss auf einer Metaplanwand einem Raum und einer Uhrzeit zugeordnet. Erlaubt ist dabei, was die Personen bewegt. Jedes Thema, für das Interesse besteht, findet seinen Platz auf dem Sessionboard - es werden keine Themen wegen zu geringem Interesse ausgeschlossen! Das Erfragen des Interesses dient der Zuordnung zu einer passenden Raumgröße. Wenn die Anbieter selbst ähnlich Sessions erkennen, können diese auf Wunsch der Themenanbieter zusammengelegt werden. Für diese Phase ist eine lockere Bestuhlung sinnvoll, so dass alle leicht zu den ausgelegten Zetteln und Stiften kommen können. 

Sessionboard bei Barcamps vor Ort:
Die Planung folgt immer dem Prinzip der Transparenz und Demokratie. Entsprechend kann sie nur analog an großen Metaplanwänden erfolgen. Wird zusätzlich ein digitales Sessionboard gewünscht, so kann das analoge Board während oder nach der Planung in Tools wie Konferenz.Guide übertragen werden. 

Sessionboard bei digitalen Barcamps:
Bei der Umsetzung von digitalen Barcamps oder hybriden Barcamps empfehlen wir immer ein Sessionboard, dass direkt in der Eventsoftware abgebildet ist. Leider unterstützen diese nur wenige Anwendungen.

Start in die Sessions:
Unmittelbar nach der Sessionplanung starten alle in die ersten Sessions. Achtung: An dieser Stelle darf auf keinen Fall eine längere Pause entstehen. Sollte die Planung früher als gedacht abgeschlossen sein, so starten die Sessions unmittelbar danach. Die erste Session wird so etwas länger. So bleibt der Zeitplan bestehen und eine etwas längere erste Session erleichtert "das Ankommen" in den Sessions.

Sessionphase

In der Sessionphase finden nun die zuvor geplanten Sessions statt. Die Barcamp-Methode sieht hier keine feste Taktung vor, etabliert haben sich aber 45 Minuten pro Thema plus 15 Minuten Pause zwischen den Sessions. Es finden immer mehrere Themen parallel statt. Bei kleineren Gruppen planen wir pro 15 Personen einen Raum. Bei größeren Gruppen (ab etwa 150 Personen) erhöhen wir diesen Wert 20 Personen ein.

Die Person, die das Thema vorgeschlagen hat, übernimmt die Moderation der jeweiligen Session. Wir unterstützen hier gerne mit einem Hinweiszettel "Sieben Schritte für eine erfolgreiche Session", der in allen Räumen ausgelegt wird.

Zu Beginn jeder Session sollte der Barcamp-Moderator darauf achten, dass in allen Gruppen ein Protokollant gewählt wurde.
15 Minuten vor dem Ende und zum Ende sollte in allen Gruppen ein Zeitsignal gegeben werden, damit der Sessionplan eingehalten wird. Die Zeitansagen in den Gruppen kann auch genutzt werden, um organisatorische Hinweise zu geben, etwa wenn sich Änderungen im Ablauf ergeben.

Vor allem in den größeren Pausen, mittags und zur Kaffeezeit weisen wir unsere Teilnehmenden gerne freundlich auf den baldigen Start hin. So bleibt noch Zeit für die Toilette, einen Kaffee oder eine Zigarette, ohne das die Personen etwas von den Sessions verpassen.

Im Plenum bilden sich in dieser Phase auch oft kleine Gesprächsgruppen außerhalb des offiziellen Sessionrahmens. Dies ist gewünscht und dient in der Regel dem Nutzen dieser Personen.

Abschlussrunde

Was bleibt nach einem Event? Die klassische Barcamp-Methode sieht hier nur eine offene Feedbackrunde vor. Aus unserer Sicht sollten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer jedoch noch bei der Umsetzung ihrer Ergebnisse unterstützt werden.

Daher führen wir zusätzlich eine Ergebnis-Reflexion durch. Diese findet in kleinen Gruppen statt und unterstützt die Teilnehmer:innen direkt bei der Umsetzung ihrer öersönlichen Ergebnisse.

Weiterhin hat sich ein offenes Feedback über Tools wie Mentimeter sehr gut bewährt. (Mentimeter ist entsprechend über unsere Lizenz in all unseren Angeboten mit im Preis enthalten.)

Nach dem Barcamp

Im Anschluss an das Barcamp wird die durch die Teilnehmer:innen erzeugte Dokumentation in einem großen Dokument oder einer zentralen Software-Lösung zusammengefasst und allen zugänglich gemacht.

Mit einer kleinen E-Mail-Reihe kann zudem die Umsetzung der neuen Impulse bei allen Personen erhöht werden. Wir setzen auch hierfür die bereits eingangs erwähnte E-Mail-Automatisierungs-Software Klick-Tipp ein, mit der wir beispielsweise andere E-Mails an Personen aussteuern kann, die angemeldet waren, aber nicht am Barcamp teilgenommen haben.

Auch diese beiden Elemente sind kein normaler Bestandteil der Barcamp-Methode, sorgen aber in unseren Augen für eine wesentliche Unterstützung der Teilnehmenden bei der Umsetzung ihrer Ergebnisse.

Abschließend sollte eine interne Auswertung des Barcamps mit dem gesamten Team Standard sein.

Was gehört nicht zur Barcamp-Methode?

Definitiv nicht zum Barcamp-Standard gehören beispielsweise folgende Elemente:

  • Vordefinierte Themen, die auf jeden Fall auf das Sessionboard kommen.
  • Dies gilt auch für vordefinierte Impulsvorträge.
  • Abwählen von Themen. (Dies passiert nur wenn sich auf die Frage nach dem Interesse wirklich niemand, also gar niemand meldet. Das kommt in der Praxis fast nie vor.)
  • Zusammenlegen/Verschieben/Anpassen von Themen durch den Barcamp-Moderator. Die geschieht immer nur durch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in Abstimmung mit dem Moderator.
  • Moderation in den Sessions durch das Barcamp-Team.
  • Dokumentation der Sessions durch das Barcamp-Team.
  • Live-Streaming von Sessions, weil dies den geschützten Rahmen stört.
  • Ausschluss von Personen aus einzelnen Sessions (z.B. Führungsebene bei Barcamps in Unternehmen)