Zoom für digitale Barcamps

Vorteile von Zoom für Barcamps

Zoom stellt eine weitverbreitete Video-Konferenz-Lösung dar, sodass die Teilnehmer:innen damit meistens sehr gut zurechtkommen.
Seit September 2020 (Client-Version 5.3.0 oder höher) bietet Zoom die Möglichkeit an, selbst Breakout-Räume zu betreten. Dadurch können diese für die Sessions genutzt und von den Teilnehmer:innen eigenständig betreten werden.
In den Pausen kommen nach Ende der Breakouts alle Teilnehmer:innen automatisch wieder im zentralen Call zusammen. Dadurch kannst Du* leicht zusätzliche Hinweise geben, alle wieder in die Sessions schicken oder auch ein gemeinsames Pausenprogramm umsetzen (bei uns Bewegungsangebote, damit die Teilnehmer:innen fit bleiben).

Nachteile von Zoom für Barcamps

Nicht alle für ein Barcamp erforderlichen Elemente können in Zoom abgebildet werden. Sowohl Sessionboard als auch Dokumentation müssen in externen Tools erfolgen.
Eine Aufzeichnung beim Einsatz von Zoom mit Breakout-Räumen ist nicht ohne Weiteres möglich. (Du musst mit einem Zoom-Account jeden Raum betreten und während der gesamten Session dort bleiben.)
Teilweise macht das eigenständige Betreten der Breakouträume bei einzelnen Teilnehmer:innen Probleme. Dadurch müssen dann diese Personen durch Teammitglieder von Hand dem gewünschten Sessionraum zugeordnet werden.
Da es nur einen Chat gibt, der auch persönliche Nachrichten enthält, können hier Nachrichten schneller untergehen als bei Software, die echte persönliche Chats anbietet.

Notwendige Vorbereitungen

Du benötigst eine Datenschutzvereinbarung für die Teilnehmer, die die Nutzung von Zoom mit einschließt. Dies gilt vor allem, wenn du Benutzer für den Call mit persönlichen Daten registrierst.
Mit einem Anwalt regelst Du auch gleich die Bildrechte wegen Screenshots und Aufzeichnung des Hauptraums (und ggf. der Sessions). Wir empfehlen Dr. Stephan Gärtner von der Kanzlei STANHOPE.
Definiere, wer die Teilnehmenden bei technischen Problemen unterstützt.
Erstelle eine ausführliche Benutzeranleitung. Gerne kannst Du auch unsere Anleitung zum Betreten von Breaktouträumen in Zoom mit verlinken.
Wenn Du zentrale Editoren zur Dokumentation verwendest: Richte dieses externe Tool ein.
Wenn Du Word-Vorlagen zur Dokumentation verwenden willst: Lege eine einfache Word-Vorlage für die Sessiondokumentation an, die Du unter einer zentralen URL bereitstellst. Am besten nutzt Du dafür einen URL-Shortener. (Den brauchst Du ohnehin, dazu kommen wir gleich nochmal.) Du kannst als Basis gerne diese Word-Vorlage Sessiondokumentation für Barcamps nutzen. Vergiss nicht zu erwähnen, wohin die fertige Dokumentation gesendet werden soll.

Vorbereitung für die Teilnehmenden

Weise Deine Teilnehmenden vor dem Barcamp auf folgende Punkte hin:

Sie sollten sich rechtzeitig vor dem Start in den Call einwählen.
Sie sollten die Desktop-App auf Windows oder Mac installieren, weil sie mit dieser komfortabler am Barcamp teilnehmen können.
Wo finden sie Support bei technischen Problemen?
Richte vor der Durchführung über einen URL-Shortener kurze URLs für den Link zum Zoom-Call, externen Tools und Unterlagen ein. Wir verwenden dabei unsere eigene Domain barcamp.link. Du kannst aber auch Klassiker wie Bit.ly verwenden. Warum ist das wichtig?
Es kann immer unerwartete technische Probleme geben. So kannst Du sogar nochmal den kompletten Call neu aufsetzen und anders konfigurieren. Anschließend leitest Du nur die gekürzte URL auf den neuen Call. Die Teilnehmer:innen merken davon nichts, weil sie nur die kurze URL kennen.
In diesem Video zum URL-Shortener erklären wir das im Detail und sagen auch, welches Tool wir dafür einsetzen.

Durchführung des Barcamps in Zoom

Plane zum Start der Moderation 15-30 Minuten Vorlauf für einen 'Technik-Test' ein. Diesen brauchen unerfahrene Teilnehmende, um sich mit der Technik vertraut zu machen. Du kannst die Zeit nutzen, um erfahrenere Teilnehmer:innen bereits auf kleine Breakouts aufzuteilen, in denen sie netzwerken können.
Wenn Du nicht mit persönlichen Registrierungen arbeitest, muss Dein Team in dieser Phase alle Teilnehmer:innen aus dem Warteraum zulassen.
Wenn Du den Hauptraum aufzeichnen willst: Weise vor dem Start der Aufzeichnung auf diese hin. Wer nicht im Bild erscheinen möchte, kann dann seine Kamera ausschalten.
Anschließend kannst Du die Bildschirmübertragung der Präsentation starten. (Wir nutzen stattdessen eine Bild-in-Bild-Lösung über ein Bildmischpult. Dabei wirkt die Körpersprache und Mimik des/der Moderators:in besser, weil sie nicht nur als kleines Bild zu sehen sind.)
Erkläre in der Eröffnung bereits kurz die Funktion, wie man die Sessions später betritt und wo sich externe Tools (Sessionboard, Dokumentation etc.) befinden. Die Wiederholung macht's ...

Die Vorstellungsrunde

Eine Vorstellungsrunde aller Teilnehmenden lassen wir bei digitalen Barcamps entfallen, denn bei den kurzen Vorstellungen kostet das Umschalten zwischen den Teilnehmer:innen einfach zu viel Zeit.

Nutzen der Vorstellungsrunde bei live Barcamps: Die Teilnehmenden lernen sich besser kennen und können sich auch im Nachgang weiter leichter kontaktieren. Bei der 'echten Vorstellungsrunde' kommt der Effekt hinzu, dass jeder sich daran gewöhnt, etwas vor der großen Gruppe zu sagen. Da man die große Gruppe nicht real vor sich sieht, ist dieser Effekt hier nicht notwendig.

Bitte die Teilnehmenden während der Eröffnung (oder alternativ schon vor dem Barcamp), sich in einem externen Tool (zum Beispiel Padlet) kurz vorzustellen. Die Vorstellung besteht dabei nur aus folgenden Elementen:
Name, Firma/Beruf, Stichwort 1, Stichwort 2, Stichwort 3

Du kannst dann exemplarisch ein paar Einträge vorlesen und zur weiteren Vernetzung über diese Informationen aufrufen. Bei sehr kleinen Runden kann die Vorstellungsrunde auch in den Chat geschrieben werden. Speichere diesen dann und stelle ihn im Anschluss allen Teilnehmer:innen zur Verfügung, damit sie sich weiter vernetzen können.

Die Sessionplanung

Bitte alle Teilnehmenden ihre Sessionvorschläge in den Chat zu schreiben. Das Support-Team ruft die Personen der Reihe nach auf mit der Bitte, ihren Ton und ggf. Kamera zu aktivieren und dann die Session vorzustellen. Am Ende der Vorstellung fragt der / die Moderator:in nach der Wunschzeit bzw. schlägt weniger belegte Zeitblöcke vor. Das Helferteam trägt dann den Gastgeber und die Session wie gewünscht in das Sessionboard ein.

Parallel werden die Breakouträume für die erste Session direkt in Zoom vorbereitet und benannt, sodass sie leicht zu betreten sind.

Wir haben den Prozess so verfeinert, dass der/die Moderator:in auf dem Tablet in der Hand den Chat verfolgt. Parallel wird auf einem Monitor das aktuelle Sessionboard eingeblendet, sodass passende Vorschläge zur Uhrzeit von ihm/ihr gemacht werden können.

Während der Sessions

Vor jeder Sessionrunde legst Du in der Pause pro Session eine Breakout an. Achte darauf, dass hier die Rollen im Support-Team klar verteilt sind, da Ihr Euch die Einstellung der Breakouts sonst gegenseitig überschreibt. Benenne die Breakouträume nach Thema und/oder Sponsoren, sodass diese leicht zu identifizieren sind. Starte dann die Breakouts und weise die Teilnehmer:innen darauf hin, dass diese nun betreten werden können. Der/Die Moderator:in liest alle nun folgenden Sessions aus dem Sessionboard nochmals vor, um eine bessere Orientierung zu bieten. Erkläre auch kurz, wie die Räume zu betreten sind. Rechne damit, dass es nicht bei allen klappt und Du Teilnehmer:innen von Hand in die Räume schieben musst. (Wir lassen uns das per Chat mitteilen.)

Das Team loggt sich zum Start jeder Session in die Breakouts mit ein und bittet die Teilnehmenden um das Anfertigen von Sessionnotizen. Die Teammitglieder weisen dabei darauf hin, wo sich diese befinden. Anschließend kann man sich aus dem Call ausklinken und weitere Calls betreuen.

15 Minuten vor Ende jeder Session kurz in die Breakouts einklinken und darauf hinweisen, dass noch 15 Minuten Zeit verbleiben. Am Ende der Session ebenfalls in jeden Breakout einklinken und auf das Ende hinweisen.
Alternativ kannst Du die Zeithinweise auch nur über die Textnachricht an alle Breakouts gleichzeitig senden. Das Aufsuchen der Sessions ist jedoch persönlicher und wird von uns daher bevorzugt.

Anschließend beendest Du die Sessions zentral und ohne Countdown. Durch das gleichzeitige Beenden aller Sessions kommen alle schnell in den Haupt-Call. Du kannst dort auf die nächsten Schritte (Pause, Start der nächsten Session, …) hinweisen, sodass sich die Teilnehmer:innen besser zurecht finden.

In der Pause bereitest Du nun wieder die Breakouts für die nächste Sessionrunde vor. Achte dabei unbedingt darauf, Dass du die vorhandenen Räume löschst. Sonst ist für jeden derselbe Raum vorbelegt, den die Person zuvor betreten hatte. Das kann zu Verwirrung führen.

Nach dem Barcamp

Füge die Dokumentationen zu einer zentralen Dokumentation zusammen und verteile sie an die Teilnehmer:innen.